Notre éventail de services pour répondre à vos besoins

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Volet administratif:

• Planifier, organiser et rédiger les procès verbaux des réunions du CA et de l’assemblée des copropriétaires
• Traiter la correspondance du syndicat;
• Maintenir  à jour des registres prévus par les lois;
• Assurer le respect des règlements de la déclaration de copropriété;
• Rédiger et publier les communiqués adressés aux copropriétaires;
• Conseiller le CA dans ses décisions;
• Gérer le fonds d’autoassurance et la couverture d’assurance;
• Faire réaliser si requis, l’évaluation de l’immeuble pour fin d’assurance;
• Déclarer à l’assureur les sinistres;
• Mettre en place et tenir à jour un plan des mesures d’urgence en conformité avec les obligations légales;
• Assurer l’optimisation des activités, des coûts et des dépenses courantes;

Volet d’intendance:

• Fournir  un service d’urgence 24/24; 7/7;
• Appliquer  les activités prescrites par le fonds de prévoyance, le carnet  d’entretien et le carnet de conciergerie;
• Dans  le cadre des activités prescrites, présenter au CA les soumissions  pour réaliser les travaux(exemple: assureur);
• Assurer la résolution rapide des problèmes et défaillances techniques;
• Organiser, planifier et coordonner les visites des fournisseurs et assurer une présence sur place afin de leur expliquer les besoins, les problèmes et les attentes; 
• Superviser  travail du concierge;

Volet financier:

• Préparer  le budget annuel;
• Calculer  et envoyer les avis de cotisation annuels aux copropriétaires et les avis de cotisation spéciale si  nécessaire;
• Encaisser  les paiements des charges communes dans un compte distinct au nom du syndicat et gérer les comptes en souffrance;
• Préparer et émettre les chèques à faire signer par les administrateurs pour le paiement des fournisseurs;
• Effectuer la tenue de livres;
• Préparer  les états financiers mensuels selon la comptabilité de fonds en comparaison avec le budget;
• Effectuer la reddition de comptes mensuellement;

• La mise en œuvre du plan de gestion de l’actif ou l’avènement d’un sinistre implique la réalisation de travaux majeurs qui relèvent de la gestion de projets. Réaliser cette activité requiert une expertise ciblée dans différents domaines (légal, règlementaire, administratif et financier) touchant la construction.  
• L’expertise en gestion de projets est aussi importante lorsque l’immeuble est neuf ou nouvellement construit. L’acceptation provisoire ou définitive des travaux est une étape importante qui doit être franchie avec clairvoyance. Les garanties et les manuels d’entretien et d’opération sont des documents pivots qui répertorient les informations sur la naissance de l’immeuble;
• La vigilance est de mise dans la gestion de projets dans le domaine construction domiciliaire. Les lois et règlements sont plutôt laxistes en ce qui a trait à l’assurance de la qualité des services rendus dans ce domaine;
• Bien s’entourer tant avec de bons entrepreneurs qu’avec des fournisseurs de services techniques fiable est essentiel afin  d’obtenir un rapport qualité-prix des plus avantageux;